【プロジェクトマネジメント】進捗率で管理するのはまずい?【正解は、あと何日?】

テクノロジー

会社でなにかプロジェクトをすすめるとき、必ずスケジュールがありますよね。

そして、プロジェクトマネージャー(PM)は、そのプロジェクトを成功させるために、スケジュールの管理をします。

その際によく聞くのが、進捗率です。

でも、この進捗率ではちゃんと管理できていない可能性があるのです。

より、正確にスケジュールを管理するには、ズバリ「あと何日?」と作業担当者に質問するのがよいのです。

進捗率で管理するデメリットと、「あと何日?」と残りの日数で管理するメリットについて、これからお話したいと思います。

今回の話は、「最短で達成する 全体最適のプロジェクトマネジメント」を読んで、なるほどと思ったことをまとめたものです。

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進捗率の定義はひとそれぞれ

進捗率でスケジュールを管理する問題はまさに、定義がひとそれぞれバラバラだからです。

  • 要求された仕様の達成率から算出する
  • 予定していた日数の消化率から算出する
  • 使ったお金と予算から算出する
  • バッファが欲しくてサバ読みする

などがあげられます。

90%ほど作業が終わったぞと思っていたら、次から次へと問題が発生してしまったという経験は多くの方にあると思います。

残り10%を完了させるのに、これまで費やした期間分かかり、全体で作業期間が倍になってしまったとか。

そして、現場のひともこれを知っているのです。

残り10%をやりきるのがいかに大変かを。なのに90%と答えてしまう。

なぜ、このように答えてしまうのか?

それは、進捗率をできるだけ良くみせたいと思ってしまうからです。

少しでも進捗率を稼ぐにはどうするかという基準で行動するのです。

だから、あの手この手で進捗率の算出方法を考えて、見かけの数字をよくさせようとしてしまうのです。

これは、作業担当者のスケジュールが遅れていては行けないという責任感から来ています。

「あと何日?」と質問しよう

では、どうすればPMはより正確に管理できるのでしょうか?

それは、進捗率で聞かずに、残りの日数を聞くことです

メリットはこんなにある

「あと何日?」と質問するメリット
  • 着手後の実績から見積もられるため精度が上がる
  • 納期に間に合うかがすぐに分かる
  • 作業担当者に納期を気にして作業させられる
  • 作業担当者の見積もりを訓練させられる

進捗率は最初に立てた計画から算出することがほとんどです。

しかし、あと何日には、その作業を実際に着手した結果から算出されます。

当然、着手後のほうが精度は高いのです。

進捗率と残りの日数で聞いた場合の違い

こんな経験はないでしょうか?

リリース間近であせり始め、あと何日しかないからと残りの作業を洗い出したことを。

まさに、これを余裕のあるときからやりましょうということなのです。

順調に作業を進めて折返しに来たところで、なにか問題が発生してしまった。

その問題を解決させるために、計画より3日遅れてしまう。

この場合、「あと何日?」という問いであれば、その3日余計にかかることがすぐに分かります。

しかし、進捗率で聞いた場合はどうでしょう。

予定していた作業の折返しまで来ているから、50%と答えてしまう可能性は十分ありえます。

わたし自身、進捗率をよく見せたいと思えば、50%と答えてたくなってしまいますし、前日より進捗率が下がってしまうなんてことはできるだけ報告したくないです。

しかし、あと何日には正確に答えないと自分のクビを閉めるだけなので、正直に報告しようとなります。

まとめ

プロジェクトというのはすべてが新しいものです。

決して同じものはありません

そのなかで、プロジェクトを成功させるために、スケジュール管理はとても重要です。

より、正確なスケジュール管理をするためにも、「あと何日?」という考えをPM側も作業担当者側も意識すると良いのではないでしょうか?

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